职场必备的24个Excel隐藏技巧，会计小白必学！

 

由于Excel在工作中主要用在数据、报表、和图表上，所以本文会从这三个方面讲解，部分内容会有延展和需要记忆的地方，不懂Excel的你最好做下笔记，文章最后也会有思维导图来拎重点。

 

快速求和

刚入职上级不会对你要求很高，可能只是路过你工位时问问今天业绩如何，也就是需要一个求和数据。

这个时候你千万别去掰手指或者按计算器，我带过一个小朋友就掰过手指，我也是惊到了。

你需要的只是在Excel表格里“点一点”

 

方法1：选中求和数据，查看文件右下角汇总值

 

方法2：选中求和数据，在“公式”选项卡中点击“自动求和”按钮

 

快速填充

也许回复微信的速度靠的是你打字的速度，但工作效率则和你的输入速度无关，尤其是有很多空白格子需要输入时，这就要用到“快速填充”。

填充相同内容：选中单元格，鼠标放到单元格右下角，鼠标出现“+”标时，双击

 

填充不同内容：比如填充序号，只要多选中几个已经填好的单元格，重复上面步骤

 

数据筛选

最近想吃周黑鸭，所以我就用周黑鸭打个比方吧。

一天营业结束，老板想知道今天的鸭脖卖了多少，鸭翅买了多少。你负责统计每天的营业额和明细，你手上有一张密密麻麻的今日营业数据表，你要怎么办呢？

你肯定是要把“鸭脖”“鸭翅”这两个产品的销售额调出来，这就用到分类筛选了。

 

方法1：使用“排序和筛选”功能，勾选出“鸭脖”即可

 

如果是在一张表里，找出某位客户的交易记录，则可以使用快捷键

方法2：CTRL+F

这个方法不仅能查找文本，还可以查找指定的格式如颜色、大小等

 

调整单元格格式

很多人对Excel恐惧，是因为数字密密麻麻根本看不懂，尤其是数据错了还看不出来，比如我刚开始就一直搞不明白为什么很多数字后面都是“000”，或者是科学记数法出来的奇怪显示。

原因是Excel的内存有限，软件为了能运行顺畅，规定了Excel中的数字只能精确显示到第 15 位，超过 15 位之后，都用“0”代替。这种常常出现在身份证、银行卡、社保账号、业务编号等数字上，并且这种错误不注意可能根本看不出。

 

方法1：输入身份证号码前，在单元格里先输入一个半角单引号“`”

 

方法2：将单元格格式设置为“文本格式”

 

阿拉伯数字转大写数字

新人还可能经常被派去做一些誊写工作，比如一些票据、合同的“大写数字”

方法：将有数字的单元格选中，在“设置单元格格式”中选择“特殊”，选择“中文大写数字”

 

给单元格添加“单位”

如果是想给单元格带上“单位”（元/千万/亿万）怎么办呢？还是用到“设置单元格格式”

 

方法：“设置单元格格式”-“自定义”-手动添加需要的单位

通过自定义格式还可以给单元格设置颜色哦，比如股票红绿数字那种自动翻色的显示效果

 

用Shift快速选择数据

要对数据表进行操作，就首先要选中数据，当数据表超过一页时，选中数据就是一件困难事了，下面就教大家如何利用快捷键shift快速选中数据。

ps，由于鼠标容易误触，在Excel中要少用甚至不用鼠标进行选中，而偏向使用快捷键操作

选择连续区域：单击+shift+单击

快速选取一列数据：单击+shift+单元格下边框

快速选取一列（部分）数据：CTRL+shift+↓

 

数据替换

在数据录入中还会经常有录错的情况，前面都不知填了多少了，然后发现某个产品名称全都写错了……

 

方法：CTRL+H，“全部替换”

 

强大的粘贴功能

在低版本的Excel中，有一个“可见数据粘贴”功能，这个功能需要大家学习了解下。

比如你筛选了某个品类的数据，想将其复制到另一个sheet操作，但粘贴后总是发现数据多几行，这个就需要用到“可见数据粘贴”功能。

方法：要连按4次快捷键，CTRL+A全选、Alt+；选择可见单元格、CTRL+C复制、CTRL+V粘贴

 

粘贴功能还能转换行列

方法：在“选择性粘贴”中选择“转置”

当你要粘贴图表到其他文件时，最好使用“粘贴为图片”功能，否则图表无法链接到原文件，可能会出现图表打开后无内容的惨况

 

数据比对

如果给到你一周的数据，问你哪天的数据有变动，你要怎么办？

 

方法1：Ctrl+

Excel会自动标出数据不一致的单元格，此法适合数据少，改动小的

 

方法2：条件格式-查找重复值

Excel会自动用色块标出重复的单元格，未标出的则为有变动数据，此法适合数据多，改动多的，直接对单元格按格式筛选可轻松找到全部变动单元格

 

数据重排

 

方法1：利用辅助列

“序号”这一列通常是制表人为了计数添加的，同样也可以作为辅助列对数据进行重新排列

 

方法2：粘贴转置功能

在“选择性粘贴”中选择“转置”

 

数据查找vlookup函数

函数解释工程量大，有兴趣可以看我之前的文章

适用范围：多表归集、两个完全打乱的数据表进行数据比对、按照指定格式重排数据表

 

绝对引用

很多人会一点公式，在小范围内适用，但是对工作中动辄上千万的数据就有点困难，尤其是写好一个公式之后，后面的行列往往出来的数据不对。

原因是自动填充会将公式中的单元格数字也自动后移，比如A2变A3，得出的值自然也对不上了。

要解决这个问题，就是要对公式进行“绝对引用”，锁定公式的引用范围

方法：写公式时按快捷键F4，或者在行列号前面加“$”符号

 

必须知道的67个公式

以前有人在知乎上问我，想像我一样熟练使用Excel，是不是要背下所有的公式？

老实说，这问题看的我虎躯一震，吓死宝宝了，回答下：我从来没背过Excel公式

就像你办公桌的文具一样，你不需要把它们的位置背下来，像古诗文一样在纸上默写，你只要知道你有哪些文具，它们大概放在哪，用到的时候能找到就行了。

这67个公式是Excel里的常用公式，你不需要完全记忆，在Excel里都能搜到，你需要的就是时常看看它们，知道它们身怀哪些绝技，哪些时候能助你一臂之力即可

SUM/SUMIF/SUMIFS/PRODUCT/MOD/ABS/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/FLOOR/COUNT/COUNTA/COUNTIF/COUNTIFS/MAX/MIN/LARGE/SMALL/RANK/TODAY/YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND/WEEKNUM/DATE/TIME/WORKDAY/DATEDIF/IF/IFERROR/AND/OR/VLOOKUP/HLOOKUP/MATCH/INDEX/ADDRESS/INDIRECT/OFFSET/ROW/COLUMN/LEN/FIND/LEFT/MID/RIGHT/SUBSTITUTE/ASC/JIS/UPPER/LOWER/PROPER/TEXT/CODE/CHAR/CLEAN/PHONETIC/CONCATENATE/ISERROR/REPLACE/TRIM/VALUE/NETWORKDAYS

如果这67个函数你都能了解，那么工作头三个月应该没啥问题了

 

数据透视表

想要把一万多条的数据源快速整理解读出来，你需要的就是数据透视表啦，鼠标点一点，立刻告诉你每个项目的完成情况

 

方法：全选-插入透视表-选择你需要筛选的内容

 

打印报表

有了透视表，打印下就可以上报了，这里打印也是有讲究的

为了能在一张纸上完整打印整张透视表，你最好勾选下“纵向/横向”

单元格的行高、列宽也可以轻松设置，单击右键就可以，别再用鼠标移来移去啦

 

报表制作注意点

虽然Excel强大，但准备工作做好了，工作才能更顺畅，以下 5个报表制作点请尽力做到

• 不要有空行空列

空行空列在使用公式或统计求和时会导致公式报错，数据体量大时，回查较为困难

• 保持原始数据的规范性

原始数据录入时尽量规范，比如数字不要和单位在同一单元格，否则后续多出许多数据清洗工作。

解决规范性问题也可以使用在线表单收集，对每个空格的内容做样例，并限制填写内容等

• 原始数据不要有合并单元格

有合并单元格的地方不方便快捷键操作和公式运算

• 汇总不要混合在数据源中

如果你发现你的总计数据是往常的两三倍，最好看看是不是数据源里面夹杂了汇总数据

• 不要插入多行标题

标题看不到可以使用“冻结窗格”功能，但咱们别乱插标题

 

最简单的条形图

对Excel初学者来说图表学习是比较困难的，不过我也可以介绍大家一个最简单的条形图——数据条

不用插入图形，也不用选择图形，直接选中多个单元格，选择“调节格式”-“数据条”即可

 

忌用立体图，越简单越好

很多人为了显示自己的图表能力，尤其是初入职场的人，会倾向于选择饼图、立体图、蜘蛛图等复杂图表。

 

但在商务图表中，最简洁的才是最好的，如果用条形图、柱状图、折线图都表达不清楚你的目的，那你就得好好反思一下是不是自己思路混乱，或者数据没分析到位了。

▼基础条形图

 

▼条形图变式

 

▼柱状图

 

▼折线图

（注：以上4张图来自刘万祥老师《向经济学人学图表》课程范例）

 

不用组合图表

你可能还会遇到组合图表，比如要反应每个月的成交金额（亿万）和成交量（件）。

▼组合图表会误导数据（数据轴起始点不同，波动变化扭曲）

这种数据如果是用柱形图+折线图的混合图表，只能是凑个图表热闹，而看不出数据背后的含义，建议直接用柱形图或条形图，两种数据两种图表。

 

注意数据条起始点

这是新手作图常犯的错误，好不容易插入图表成功，以为万事大吉，但忽略了数据条起点。

如果一张图表的数据条起点没有参考价值，那么这张图也可以说是一张扭曲无用的图表

 

同样的数据，同一张图表，只是修正了起始点问题，第二张图与第一张图的含义已经变了。第一张图缺少起始点，乍看之下以为第二个月大幅度提升，之后逐渐走高，长势喜人。然而修正了起始点，你会发现其实数据增长并不多，甚至是平平稳稳。

 

取消网格线

如果你好奇为什么别人的图表更美观，多数是因为少了网格线，在“视图”选项卡里勾掉即可

 

图表美化小技巧

演示过程请大家注意看图

1. 逆序类别
2. 纵轴坐标轴-实现-灰色
3. 横轴坐标轴-单位-40
4. 横轴坐标轴-边界-120
5. 数据条-间隙宽度-45
6. 图片边框-无线条

 

最后

作为Excel入门来说，掌握以上技能就能保平安了，如果你想工作效率更高，还可以针对自己的工作内容进行钻研。

本文：职场必备的24个Excel隐藏技巧，会计小白必学！